Формула порядка

2 Февраля 2006

Внедрение ИТ-решения для управления складом позволяет формировать конкурентные преимущества не только в силу экономии ресурсов, но и за счет новых услуг, появляющихся в портфеле компании.

Как уже не раз писал «Эксперт С-З», многие отечественные компании более или менее успешно прошли этап внедрения базовых интегрированных ИТ-решений и сейчас все активнее проявляют интерес к продуктам, автоматизирующим специфические бизнес-процессы. К таким продуктам относятся WMS-системы (warehouse management systems), обеспечивающие автоматизацию управления складом.

В последние два года значительно возросло количество внедрений WMS в Петербурге и на Северо-Западе, что совсем не удивительно. Экспансия розничных сетей, развитие бизнеса дистрибуторских компаний, рост спроса на услуги ответственного хранения и ужесточение конкуренции между коммерческими складами приводят к тому, что работа складских комплексов требует все более тонкой и точной настройки, уже невозможной без автоматизированного управления складом.

Как выбирать?

Возможности автоматизации склада уже заложены в большинстве ERP-систем и более простых интегрированных решений. Однако поскольку цели учета здесь – создание бухгалтерской отчетности и финансовое планирование, обычно «складская» функциональность ограничена учетом состояния товара, причем он производится уже после выполнения каждого заказа. Если размер склада невелик, а номенклатура товаров проста, то этого будет вполне достаточно, а самим процессом размещения, комплектации, отгрузки товара можно управлять вручную.

По оценкам специалистов компании «СОЛВО», потребность во внедрении специализированных приложений возникает в крупных складских комплексах со сложной внутренней структурой, при широком ассортименте грузов, в случаях, когда необходима постоянная оптимизация пространства склада и скорости обработки. Тогда нужен не учет, а менеджмент, необходима система класса WMS, которая не только отслеживает обработку товара в режиме реального времени, но и может в автоматическом режиме размещать грузы и управлять комплектацией заказов.

При этом конкретные потребности в автоматизации различаются в зависимости от того, идет ли речь о производственном складе, о складе торговой сети или дистрибьюторской компании, о коммерческом складе, оказывающем услуги для внешних заказчиков. В этой статье мы поговорим об опыте дистрибьюторских и коммерческих складов и попробуем выделить их ключевые отличия.

Прозрачный склад

Система управления дистрибьюторским складом должна поддерживать обработку больших объемов товара и сложной номенклатуры, отправку заказов в день получения. Помимо эффективного использования площадей, в число ключевых задач входит поддержание оптимального уровня складских запасов и их своевременное пополнение. Когда торговый дом «Эра» (оптовая и розничная торговля бытовой химией, парфюмерией, косметикой) приступил к расширению бизнеса и созданию единого складского узла, традиционный способ обработки товаров при решении этих задач оказался неэффективным. При бумажном учете менеджмент терял огромное количество информации, существовавшей лишь в головах кладовщиков.

Внедрение в компании учетной системы помогло лишь отчасти. Как говорит директор департамента управления бизнес-процессами «Эры» Игорь Ковтун, это решение не позволяло правильно учитывать структуру склада и ее изменения, не поддерживало специфические складские операции. Одним из инструментов перестройки бизнес-процессов склада стала система Solvo.WMS. При ее выборе менеджмент ТД исходил из того, что решение уже было внедрено на ряде российских предприятий, поддерживает возможность различных расширений и доработок. Сегодня на складе «Эры» автоматизированы все основные операции, начиная от поступления товара и заканчивая его отгрузкой клиентам.

Если при бумажном учете за каждым кладовщиком закрепляют определенную товарную группу или зону, то при внедрении WMS на складе «Эры» была реализована технология адресного хранения. Были сформулированы правила, как система должна реагировать при поступлении товара в зависимости от его веса, прочности, сроков годности, состава партии. На основе этих правил программа формирует маршрут, определяет зоны и секции, подходящие для размещения груза.

При отгрузке разворачивается обратная схема. WMS принимает из учетной системы заказы и генерирует задания на подбор товара. На складе складе Торгового Дома «ЭРА» была применена комбинированная технология управления с целью сокращения затрат на радиооборудование. Часть заданий загружается в выданный работнику радиотерминал, другая часть выдается на бумажных пик-листах. Если работник пользуется терминалом, то он сканирует штрих-коды на указанных программой упаковках, и состояние груза отражается в системе в режиме реального времени. Во втором случае кладовщик движется по указанному маршруту и подбирает товар самостоятельно, а выполнение задания фиксируется уже контролером при отгрузке. Таким образом, даже достаточно крупные заказы можно полностью обработать и доставить спустя несколько часов после их получения.

Информацию о текущем состоянии грузов, подбираемых по бумажным листам, конечно, получить невозможно. «Мы понимаем, что использование бумажной технологии снижает эффективность системы управления. Но нам пока не выгодно оклеивать все грузы штрих-кодом, особенно когда речь идет о недорогом товаре», – говорит Игорь Ковтун. Постепенно руководство компании приходит к мысли, что «бумажный» формат работы тормозит оптимизацию складских операций.

В будущем в компании «Эра» для контроля за отъезжающим транспортом планируется внедрить систему управления транспортом – также разработку компании «СОЛВО». .Ответственность и отчетность

Если речь идет о собственном складе, то номенклатура товаров известна заранее и относительно стабильна, а объемы закупок и состав партий поддаются прогнозированию. На коммерческом складе все эти факторы могут меняться непредсказуемо. Более того, как отмечает руководитель отдела маркетинга «СОЛВО» Римма Трапуленис, складскому оператору приходится заниматься обработкой транзитных грузов, акцизов и сертификатов, сбором комплектов и изделий, упаковкой и переупаковкой товара. Эффективное управление такой системой без WMS-решения едва ли возможно. Поэтому среди требований, которые крупные иностранные и российские грузовладельцы предъявляют к коммерческим складам, непременно числится автоматизация складских операций.

В комплексе «Охта Терминал», принадлежащем компании Megalogistic, внедрение WMS-системы произошло одновременно с запуском в эксплуатацию самого склада. Менеджмент компании, по словам директора по логистике Александра Костромитинова, изначально ориентировался на оснащение склада современными технологиями, и ИТ-решение подбиралось заранее. В связи с тем, что планировалось воспользоваться зарубежным опытом автоматизации складов, выбор остановили на EXceed 4000 (разработчик – SSA Global, проект реализовала компания i2 СНГ).

Работа на складе ведется по бумажным заданиям и с помощью мобильных терминалов. Рекомендации по размещению груза и маршруты подбора генерируются системой, но при необходимости их можно изменить вручную. Поддерживается партионный учет, позволяющий объединить товар по нужным характеристикам (срок годности, идентификатор клиента, серийный номер и т.д.) и затем при отгрузке восстановить точный состав партии.

Специфика работы коммерческого склада проявляется и в том, что грузовладельцы должны получать актуальную информацию о состоянии товара. «Удаленный» контроль за товаром – весьма распространенное требование клиентов, особенно если это иностранные компании: их штаб-квартиры слишком далеко, чтобы общаться с оператором склада напрямую.

После подписания контракта со складом «Охта Терминал» клиент высылает электронное задание на приемку груза. WMS готовит задание на разгрузку и маршрут обхода секций, а по принятии товара высылается подтверждение. Аналогично происходит отгрузка. С каждым клиентом склад решает в индивидуальном порядке, насколько частыми и детальными должны быть отчеты о состоянии товара. Они создаются WMS-системой автоматически и пока рассылаются по электронной почте. Сейчас компания работает над внедрением онлайнового формата взаимодействия.

В планах на будущее также полный переход на штрих-кодирование и терминальную обработку грузов. Однако когда это произойдет, еще неизвестно. Александр Костромитинов надеется, что штрих-коды смогут предоставлять владельцы грузов, иначе это слишком накладно. Пока что радиотерминальная обработка применяется в основном к дорогим грузам и к партиям со сложной номенклатурой товара.

Мобильные кладовщики

Автоматизация коммерческих складов холдинга «Ниеншанц» началась с момента, когда компания выделила эти услуги в самостоятельное направление, создав подразделение «Ниеншанц-Логистик». При внедрении WMS-системы ставилась также задача объединить управление всеми складами, один из которых находится в Москве. ИТ-решение для склада было создано на платформе уже внедренной в «Ниеншанце» системы управленческого учета «БУХта»; таким образом, сразу была решена и проблема интеграции WMS с основной информационной системой предприятия.

В числе главных приоритетов проекта оказались мобильность и режим реального времени. Все работники склада пользуются мобильными компьютерами, все товары снабжены штрих-кодами. На экране терминала высвечивается список текущих заданий, которые выполняются в пошаговом режиме. Если пользователь не знаком с внешним видом товара, на экран выводится фото. При подборе товара система проверяет правильность действий кладовщика и может указать на ошибку. Выполнение каждого шага подтверждается сканированием штрих-кода секции.

В итоге менеджмент склада располагает точной информацией о состоянии товара и этапах исполнения заказа, может в любой момент увидеть долю собранного товара по каждой накладной, а при необходимости – приостановить работу и переключить работника на другое задание. Среди других особенностей проекта стоит отметить поддержку динамической топологии склада: изменение структуры секций и ярусов во время работы сразу учитывается в системе.

Владельцам грузов предлагается доступ к WMS через веб-интерфейс, с помощью которого они могут в любое время изучить состояние товара, а также по электронной почте передать заявку на разгрузку или погрузку. Клиенты могут получать всю информацию, доступную оператору склада, включая физическое размещение грузов и степень выполнения заказа.

Экономия как фактор успеха

Разумеется, WMS может рассматриваться как инструмент снижения издержек. В первую очередь это экономия времени, человеческих и материальных ресурсов, возможность снизить потери товара. «Как происходит размещение товара без информационной системы? Кладовщик формирует паллету и вспоминает, где есть свободные места для размещения. Ошибется или нет? А теперь немного усложним задачу и добавим хранение товара на паллетах с разной шириной: вероятность ошибки многократно возрастает. Водитель погрузчика едет по рекомендации кладовщика, но место не подходит. Что делать: размещать, где придется, и сообщить потом кладовщику? Кто-то из них забудет, и до этого товара очередь дойдет не скоро. В итоге – потери времени», – рассказывает руководитель направления складской логистики компании «БУХта» Егор Поляков.

При автоматизированном учете система заполняет пространство склада, используя алгоритмы оптимального размещения и увеличивая тем самым фактическую емкость комплекса. Поиск товара также ведет программа, и кладовщику остается правильно следовать указаниям программы; все это значительно ускоряет работу. При радиотерминальном доступе не нужно ждать от контролера подтверждения об отгрузке, можно сразу заполнять освободившееся место. По статистике «СОЛВО», благодаря правильным стратегиям размещения грузов, процедуре уплотнения и использованию ячеек с разной высотой вместимость склада увеличивается на 5-25%; при контроле с помощью штрих-кодирования производительность труда растет в среднем на 20-30%.

Автоматизированное планирование заданий позволяет заранее просчитать объем работ, подобрать товар к отгрузке еще до того, как прибудет машина, развозящая товар. В ТД «Эра» до внедрения WMS зона штучного отбора пополнялась хаотически. При нехватке товара его приходилось искать в других зонах, что значительно замедляло работу. Сейчас за этим следит система, и зона пополняется еще до начала комплектации. В среднем, по оценке компании «КИА Центр», внедрение WMS позволяет повысить оборачиваемость склада на 7-15%.

Ошибки в комплектации заказа полностью устранить не получится никогда, но при автоматизированном учете они сводятся к минимуму, говорит старший менеджер холдинга «Ниеншанц» Валерий Минашкин. Кроме того, учет сроков годности и прочих особых условий хранения позволяет существенно снизить риск повреждения и порчи груза.

По словам Егора Полякова, полномасштабная автоматизация склада сокращает и затраты на обучение работников, время на знакомство с номенклатурой грузов и устройством склада: все уже заложено в системе, работа с которой унифицирована для всех. В случае повышенной нагрузки на один склад можно немедленно перебросить туда работников другого склада, которых не нужно обучать тонкостям обустройства комплекса.

Аналитика движения

Накопление данных по грузам позволяет вести и анализ эффективности складских операций. Самое простое – возможность оценить продуктивность работы и сразу принять решение по ее оптимизации. Как рассказал Игорь Ковтун, комплектация заказов в «Эре» производится в основном ночью, чтобы утром они уже были готовы к отгрузке и доставке. Раньше менеджер склада, приходя утром на работу, мог оценить ситуацию лишь со слов начальника смены. Теперь он получает почасовой график складских операций, отражающий продолжительность и интенсивность работы по каждому заданию. Это отличное средство для выявления провалов в производительности.

Егор Поляков добавляет, что благодаря учету складских операций можно детально изучить качество и продуктивность труда всех сотрудников, ввести оценочные критерии для каждого действия. Как следствие, появляется возможность выстраивать систему мотивации. В ТД «Эра» расчет зарплаты работникам склада производится на основании информации из WMS об эффективности их труда. Да и сам факт, что руководитель может проверить качество любого задания, побуждает к повышению качества труда (а риск хищений снижается).

Как правило, если компания исповедует клиентоориентированный подход, внедрение информационной системы дает новые преимущества в сфере отношений с контрагентами. Это верно и применительно к WMS-решениям, причем здесь наибольшие бонусы получают операторы коммерческих складов. Анализ данных по грузопотокам конкретного клиента позволяет прогнозировать их движение в будущем и формировать более гибкую ценовую политику, предлагать индивидуализированные тарифы в зависимости от интенсивности отгрузок, специфики товара и т.д.

Кроме того, данные по движению грузов и аналитические отчеты, которые оператор может предоставлять в режиме реального времени – ценная информация для логистического отдела компании-грузовладельца. Например, WMS оценивает оборачиваемость каждого товара; изучая эти оценки, клиент может понять, какие грузы слишком долго лежат на складе и, соответственно, оптимизировать свои закупки и логистику. Предоставляя все эти данные и отчеты, оператор расширяет пакет услуг ответственного хранения.

Слишком человеческое

В то же время не следует рассматривать WMS-систему как абсолютно эффективный инструмент, позволяющий идеально настроить бизнес-процессы склада. Главный ресурс склада, на который уходит до 50-60% всех затрат, – это, разумеется, работники компании. Если управление персоналом и внедрение WMS лежат в рамках единой стратегии, то успех вполне вероятен. Если же менеджменту не удастся справиться с «человеческим фактором», то автоматизация склада принесет лишь убытки.

Одна из самых острых проблем при внедрении WMS – сопротивление персонала. «Хорошие, опытные кладовщики в штыки принимают любое новшество, они не доверяют компьютеру и его указаниям. Да и сам я около года сопротивлялся автоматизации склада», – признается Валерий Минашкин. Менее опытные сотрудники опасаются, что программа сделает их труд ненужным и доведет до увольнения. Кроме того, обучить работе с системой работника склада – не то же самое, что научить офисного работника, уже обладающего необходимыми базовыми навыками. На время обучения производительность труда резко падает, а некоторые не выдерживают нагрузки и увольняются. Наконец, мало заложить в систему «оптимальные» правила обработки груза. Эти правила вполне могут противоречить друг другу, и только человек сможет понять, где вкралась ошибка. Увлекшись цифрами и графиками, которые выдает программа, можно потерять контроль над ситуацией.

Также стоит подчеркнуть, что мы не сравнивали функциональность трех упомянутых WMS-систем. Вопрос не в том, какой продукт лучше, а в том, за какую функциональность владелец склада готов платить, в чем он реально нуждается. Менеджеры, с которыми мы беседовали при подготовке этой статьи, единодушно говорят, что приобретали WMS «на вырост», стремясь не просто оптимизировать работу склада, но создать конкурентные преимущества, часть из которых потребуется только завтра. Делать ли ставку на будущее, приобретая при этом реальные сегодняшние выгоды, или экономить и выжидать – зависит от бизнес-стратегии предприятия.

Источник: "Эксперт Северо-Запад", #4/2006, стр.24-26
Автор: Антон Шириков

К списку новостей